Giải Pháp Quy Trình E-Invoice

Chuyển đổi số trong Thời Đại Công Nghệ 4.0

Hóa Đơn Điện Tử là bắt buộc:

Nghị định 119 của Việt Nam, quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử đã có hiệu lực từ đầu tháng 11 năm 2018. Theo kế hoạch của Chính phủ, vào năm 2020, 90% doanh nghiệp sẽ sử dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh hằng ngày.

Theo Vietnam Briefing, hóa đơn điện tử không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn giúp giảm thiểu gánh nặng hành chính, giảm thiểu thời gian đối chiếu tài khoản, giảm gian lận thanh toán.

Theo dự tính, doanh nghiệp có thể tiết kiệm khoảng 1 nghìn tỉ đồng nếu phát hành khoảng 2.5 tỉ hóa đơn mỗi năm (Vietnam Briefing).

Những Vấn Đề Của Các Doanh Nghiệp

Hóa đơn điện tử cũng mang lại nhiều thách thức. Dưới đây là một vài lo lắng của doanh nghiệp:

“Có quá nhiều email đến trong 1 ngày, làm sao chắc chắn rằng tôi không để sót 1 email hay 1 hóa đơn điện tử nào?”

“Tôi cần một giải pháp để có thể lưu toàn bộ hóa đơn điện tử một cách tập trung, dễ tìm kiếm”

“Công ty có chi nhánh ở 63 tỉnh thành, làm sao để quản lý hiệu quả tất cả các hoạt động liên quan đến hóa đơn khi chuyển qua sử dụng hóa đơn điện tử?”

“Có giải pháp nào tự động kiểm tra thông tin trên hóa đơn hay tự động thông báo nếu thông tin trên hóa đơn khác với thông tin trên đề nghị mua hàng?”

“Có giải pháp nào tự động bóc tách dữ liệu và đổ dữ liệu vào ERP / phần mềm kế toán”

“Áp dụng hóa đơn điện tử có thể giúp chúng tôi thoát khỏi  gánh nặng của việc xử lý hóa đơn một cách quá thủ công? Bằng cách nào?”

Quy Trình Xử Lý Hóa Đơn

Nếu quý vị cần tư vấn, hãy gửi thư cho chúng tôi.

Hóa đơn giấy – hóa đơn số - Hóa đơn điện tử

Hóa đơn giấy thì không khó để định nghĩa:

Hóa đơn số đơn giản là phiên bản số hóa của một hóa đơn giấy. Về định dạng, nó có thể là PDF, TIF, Word. Định dạng, cấu trúc, nội dung, số lượng thông tin… phụ thuộc vào bên bán.

Tại bên mua, 15 năm nay, DIGI-TEXX đã cung cấp  giải pháp toàn diện để hỗ trợ phòng kế toán, hay các công ty dịch vụ kế toán xử lý hóa đơn một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất. Chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói từ quét hóa đơn giấy, tải hóa đơn số từ nhiều kênh khác nhau, nhận dạng hóa đơn tự động (công nghệ AI nhận dạng tài liệu); trích xuất thông tin hóa đơn (để giảm thiểu gánh nặng về nhập liệu, công nghệ OCR thường được áp dụng để nhận dạng và trích xuất dữ liệu từ hóa đơn số); xác nhận, đối chiếu, so sánh thông tin trên hóa đơn, giữa thông tin hóa đơn và thông tin PO.

Đến ngày nay chúng ta có hóa đơn điện từ (e-invoice). Hóa đơn điện tử thực ra là một tẹp thông tin điện tử, được trao đổi giữa các hệ thống kế toán (có thể kèm file có định dạng hình ảnh như pdf để người đọc dễ nhận biết thông tin). Hóa đơn điện tử sẽ đi kèm với chữ ký số. Cả chương trình phát hành hóa đơn điện tử và chữ ký số sẽ được phát hành và kiểm soát bởi một số ít công ty được Chính phủ cấp phép. Chính phủ sẽ có những quy định chung về nội dung và hình thức cơ bản của hóa đơn điện tử.

Trong thực tế, hình thức và nội dung của hóa đơn chính là đầu vào quan trong cho quy trình xử lý hóa đơn và thanh toán mua hàng. Giờ đây với hóa đơn điện tử, khi hình thức và nội dung của hóa đơn có phần được chuẩn hóa, rất nhiều công nghệ tự động hóa có thể được áp dụng để tăng tính hiệu quả của quy trình kế toán, giảm chi phí rõ rệt cho doanh nghiệp.

Tự động tải hóa đơn điện tử:

a) Giải pháp của DIGI-TEXX sẽ tự động download hóa đơn điện tử từ email hoặc trang web của nhà cung cấp: Việc này sẽ làm giảm tối đa gánh năng tìm kiếm thủ công từng email, đăng nhập, đăng xuất để lấy hóa đơn (nếu phải lấy hóa đón từ website nhà cung cấp) và sau đó tải từng hóa đơn về máy. Ngoài ra, khi quy trình được tự động và hệ thống hóa, tình trạng sót/thiếu hóa đơn sẽ được ngăn chặn. Từ đó doanh nghiệp sẽ không phải đối mặt với việc bị mất quyền lợi vì chi trả hóa đơn muộn hay nghiêm trọng hơn là bị phạt hợp đồng.

b) Lưu trữ hóa đơn: Sau khi được tải về, hóa đơn điện tử sẽ được phân loại tự động và được sao lưu tập trung vào một hệ thống quản lý tài liệu được cung cấp bởi DIGI-TEXX. Người làm công tác kế toán thuế có thể tìm kiếm và xem lại một hóa đơn bất kỳ ở mọi lúc mọi nơi, qua một hệ thống lưu trữ chung duy nhất. Hãy hình dung kế toán của doanh nghiệp bạn sẽ tương tác với một phần mềm lưu trữ tối giản nhưng có tính năng tìm kiếm rất chuyên nghiệp. Hóa đơn có thể được tìm kiếm bằng từ khóa trong nội dung hóa đơn (ví dụ giá trị hóa đơn), hoặc bằng những trường chỉ mục (thông thường là tên nhà cung cấp, số hóa đơn, phòng mua hàng).

c) Tự động trích xuất dữ liệu và đổ vào hệ thống kế toán sẵn có của doanh nghiệp: dữ liệu trên hóa đơn (từ file xml hay pdf) sẽ được trích xuất, xác nhận (v.d. có đúng với thông tin của đề nghị mua hàng không), và sau đó đổ vào hệ thống ERP/hệ thống kế toán sẵn có của khách hàng, đáp ứng toàn bộ các yêu cầu tích hợp của phần mềm đó. Với trên 17 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xử lý hóa đơn, DIGI-TEXX có các công nghệ tự động bóc tách, kiểm chứng, xác nhận thông tin hóa đơn thông minh, với nhiều tính năng tự động. Giải pháp của DIGI-TEXX có thể được tùy chỉnh để tương thích với nhiều hệ thống thông tin doanh nghiệp như SAP, Oracle, MD … cũng như rất nhiều phần mềm kế toán khác.

Chúng tôi không giúp bạn đối phó với Hóa đơn điện tử. Chúng tôi hỗ trợ bạn vận dụng công nghệ để tối đa hóa những cơ hội mà hóa đơn điện tử mang lại.

Dịch Vụ Xử Lý Hóa Đơn Thông Minh tại DIGI-TEXX

Contact Us
Call Now
Directions