最近では、「デジタル変換」、「第4次産業革命」、「ブロックチェーン」、「デジタル化」、「ビッグデータ」、「人工知能AI」などが話題となっています。
組織は現状のプロセスを自動化するデジタルビジネスに転換したいと考えています。これらのデジタル化傾向がある中、多くのプラットフォーム、製品、技術が市場に投入されています。これらの解決策を実行するために、組織には適切なデータが必要です。それは多くの組織にとって適切なデータとして定義することができます。
新しい技術により、従来の紙文書に代わり、電子的なデータ入力が可能になりました。例えば、お客様はオンライン申請書に記入できます。しかし、全ての人々がその方法を望んでいるわけではありません。法律上の制約だけでなく、紙、手書きによる署名はまだ好まれています。例えばベトナムでは、法的な理由により、企業は通常何年にも渡って大量の紙文書を保管します。
自身のオフィスに文書を保管する会社もあれば、アーカイブ・パートナーからの支援を求める会社もあります。文書を物理的に保管すると実際には多くのリスクに直面する可能性があります(例:水や火、昆虫による損害、時間経過による紙の劣化)。さらに、物理的倉庫に保管するとき、個別の文書を探すことは追跡システムがなく大変な作業になることがあります。同様に、物理的文書ではビジネス分析やマーケティング分析などの大量のデータを利用することも不可能です。